Otwarty System Archiwizacji OSA: Podręcznik użytkownika/Praca w programie OSA/Etapy opracowania zasobu archiwalnego/Wprowadzanie informacji o zasobie archiwalnym/Dodawanie serii (w zbiorze/zespole rozbudowanym)

Po dodaniu zbioru/zespołu, redaktor przechodzi do wypełnienia kolejnego poziomu opisu archiwalnego, jakim w zbiorze/zespole rozbudowanym jest Seria, a zbiorze/zespole prostym - Jednostka archiwalna.

Serię możemy dodać na dwa sposoby:

1. Poprzez edycję danego zbioru/zespołu rozbudowanego (zob. 4.5 Edytowanie informacji o zasobie archiwalnym). Na dole okna edycji znajduje się przycisk "Dodaj serię", który należy kliknąć.

2. Poprzez przycisk “Dodaj serię” przy danym zbiorze/zespole rozbudowanym z widoku “Struktura zasobu”.

  W okienku “Dodawanie Serii” znajdują się trzy zakładki: Dane podstawowe, Dane dodatkowe, Inne. By móc “zapisać” Serię i przejść do kolejnego poziomu - Jednostki archiwalnej, należy uzupełnić pięć pól obligatoryjnych z zakładki Dane podstawowe (oznaczone gwiazdką). Seria jest w programie OSA automatycznie przypisana do konkretnego zbioru/zespołu, którego dane wyświetlają się w nagłówku w postaci sygnatury oraz tytułu zbioru/zespołu.

  Zakładka Dane podstawowe

Pola obligatoryjne

1) Poziom opisu*: Seria. To pole jest automatycznie uzupełniane w programie OSA, pokazuje, na jakim poziomie opisu znajduje się użytkownik.

2) Sygnatura*: Sygnatura serii składa się z trzech elementów: kodu archiwum i numeru zbioru/zespołu, które są automatycznie przypisywane przez system oraz numeru serii, który należy wpisać ręcznie w polu tekstowym.

3) Tytuł*: W polu tekstowym należy wpisać tytuł wprowadzanej serii.

4) Data*: Po kliknięciu w przycisk Wybierz datę, użytkownik ma kilka opcji do wyboru. Należy zaznaczyć wybraną datę (roczną, miesięczną, dzienną) lub zakres dat (rocznych, miesięcznych, dziennych) i przy wybranej opcji wpisać daty lub wybrać z kalendarza. W przypadku, gdy data jest nieznana, należy wybrać opcję “Nieznane”.

5) Nazwa twórcy*: Zanim wypełnimy to pole, można dodać twórcę opisywanej serii w oddzielnej zakładce, która znajduje się w Menu Głównym, pomiędzy zakładkami Zasób oraz Indeksy.

Żeby dodać nazwę twórcy w "Danych podstawowych" serii, należy kliknąć w przycisk “Przeglądaj”.

Otworzy się okienko, w którym należy znaleźć naszego twórcę. Wyszukać można go po nazwie lub identyfikatorze twórcy.

Wynik wyszukiwania będzie widoczny w oknie po prawej stronie. Jeśli na liście nie ma twórcy, klikamy "Dodaj twórcę", co powoduje, że automatycznie otworzy się okienko "Dodawanie twórcy".

Jeśli twórca znajduje się na liście, wybieramy go z listy, a następnie klikamy “Wybierz” oraz “Zapisz”. Istnieje możliwość dodania kilku twórców.

Twórca został dodany przy "Nazwie twórcy" w "Danych podstawowych".

Po kliknięciu w nazwę wyświetli się formularz z pełnymi danymi twórcy.

6) Rozmiar*: Należy wprowadzić dane dotyczące rozmiaru serii, wpisując liczbę przy wybranej jednostce miary: jednostki archiwalne, metry bieżące, megabajty.

Pola fakultatywne

1) Sygnatura dawna: Wpisujemy, jeśli wcześniej seria funkcjonowała pod inną sygnaturą.

2) Zawartość: W polu tekstowym należy opisać tematykę serii.

3) Język: Należy wybrać z listy, można wybrać kilka języków. Wystarczy zaznaczyć wybór przy konkretnych nazwach.

  Zakładka Dane dodatkowe

Pola fakultatywne

1) Opis zewnętrzny: Należy podać charakterystykę fizyczną. Np. akta luźne, akta szyte, księga, poszyt, album.

2) Autor opisu: Należy podać imię i nazwisko osoby sporządzającej opis archiwalny.

3) Kopie i miejsce ich przechowywania: Podać miejsce, gdzie należy przechowywać

4) Stan fizyczny: Należy określić stan zachowania materiałów archiwalnych poprzez wybór z rozwijanej listy: dobry, do konserwacji, po konserwacji.

5) Data dodania: Należy wybrać z kalendarza datę wprowadzenia opisu archiwalnego na temat serii w programie archiwalnym OSA. Dla ułatwienia pracy została wprowadzona opcja wyboru “Dziś” z datą danego dnia.

6) Ubytki i przesunięcia: Należy poinformować o ubytkach w serii, określić ich rodzaj (brakowania, przesunięcia między seriami, zniszczenia) oraz podać ich przyczynę (zdarzenia losowe - pożar).

7) Stopień opracowania: Można wypełnić wszystkie pola lub tylko jedno (w zależności od stosowanych jednostek miary): jednostki archiwalne, metry bieżące lub megabajty.

8) Stopień digitalizacji: Można wypełnić wszystkie pola lub tylko jedno (w zależności od stosowanych jednostek miary): jednostki archiwalne lub metry bieżące.

9) Rozmiar po zdigitalizowaniu:Należy podać liczbę plików cyfrowych (np. TIFF, WAV), powstałych w wyniku digitalizacji i ich rozmiar.

  Zakładka Inne

Pola fakultatywne

1) Inne: Puste pole tekstowe, w którym można wpisać wszelkie informacje na temat serii, których nie uwzględniono w pozostałych zakładkach.