Otwarty System Archiwizacji OSA: Podręcznik użytkownika/Opracowanie zbiorów/Podstawowe założenia standardu ISAD

Standard ISAD (G) określa, które pola są obowiązkowe do wypełnienia. Jest to 6 pól: sygnatura, tytuł, data, nazwa twórcy, rozmiar, poziom opisu. Konieczne jest ich wypełnienie na każdym poziomie opisu, np.

  Dla poziomu zespołu:
  Sygnatura: PL 1001-036
  Tytuł: Ochotnicza Straż Pożarna w Byczynie
  Nazwa twórcy: Ochotnicza Straż Pożarna w Byczynie 
  Data: 1945-1989
  Rozmiar: 36 j.a., 3,5 m.b.
  Poziom opisu: zbiór/zespół

  Dla poziomu jednostki archiwalnej:
  Sygnatura: PL 1001-036-004
  Tytuł: Orkiestra OSP w Byczynie
  Nazwa twórcy: Ochotnicza Straż Pożarna w Byczynie 
  Daty: 1965-1989
  Rozmiar i nośnik: 12 dokumentów
  Dokumentacja aktowa: 36 stron, papier
  Fotografie: 6 odbitek fotograficznych 
  Poziom opisu: jednostka archiwalna

  Dla poziomu dokumentu:
  Sygnatura: PL 1001-036-004-011
  Tytuł: Orkiestra OSP na rynku w Byczynie w czasie uroczystości z okazji Święta 1 maja
  Nazwa twórcy: Ochotnicza Straż Pożarna w Byczynie 
  Data: 1978-05-01 
  Rozmiar i nośnik: 1 s., odbitka fotograficzna
  Poziom opisu: dokument

Opis musi być adekwatny do poziomu opisu, a więc nie powinno się podawać zbyt szczegółowych danych na poziomie zbiór/zespół np. dla spuścizny Jacka Kuronia, przy poziomie zespołu podajemy w nazwie twórcę całego zespołu, czyli Jacka Kuronia, a nie wszystkich twórców wszystkich dokumentów, wchodzących skład zespołu (autorzy listów, zdjęć, wytwórcy dokumentów urzędowych).

Kolejną fundamentalną w ISAD kwestią jest oddzielenie opisu twórcy od opisu archiwalnego. A więc: twórca zespołu/zbioru, jednostki czy dokumentu jest opisywany w osobnym oknie w programie OSA i opisując sam zespół/zbior, jednostkę czy dokument przyporządkowujemy twórcę z listy wcześniej wprowadzonych twórców. Zob. 4.2. Wprowadzenie informacji o twórcy.