Otwarty System Archiwizacji OSA: Podręcznik użytkownika/Opracowanie zbiorów/Standardy opracowania

Standard opracowania zbiorów określa przede wszystkim, jakie obowiązkowe pola archiwista musi uzupełnić (np. pola: sygnatura, tytuł, data) oraz w jaki sposób (np. pole “data” należy uzupełnić w formacie RRRR-MM-DD). Archiwistyka państwowa jest w dużej mierze zestandaryzowana – wytyczne Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych określają, jak opisywać materiały archiwalne. Archiwa społeczne zazwyczaj stosują własne, autorskie standardy opracowania lub też nie stosują ich wcale.

Stosowanie standardu ma wiele zalet – archiwista nie musi za każdym razem zastanawiać się, jak opisywać materiały archiwalne. Materiały, opisane w jednym standardzie łatwo można wyszukać, ponieważ stosowane są te same metody opisu do wszystkich zbiorów. Dodatkowo, jeśli stosowany jest standard powszechnie obowiązujący, możemy dane eksportować do innych baz archiwalnych, zmieniać narzędzia do opracowania zbiorów, wymieniać się informacjami z innymi archiwami. Informacja przez nas podana jest zrozumiała, ponieważ posługujemy się tym samym językiem, co pozostała społeczność archiwalna.

W archiwach państwowych na całym świecie, a także w wielu jednostkach niepaństwowych, stosowany jest standard ISAD (G) – Międzynarodowy Standard Opisu Archiwalnego stworzony w latach 90. XX wieku przez Międzynarodową Radę Archiwów. Również w polskich archiwach państwowych standard ten jest wdrażany. Jedyny w Polsce konkurs dotacyjny dla archiwów społecznych, organizowany przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych, ma zapisane w regulaminie konieczność stosowania standardu ISAD (G) przy opracowaniu materiałów archiwalnych. Otwarty System Archiwizacji oparty jest na tym standardzie. Poniżej przedstawiono jego założenia. Użytkownicy OSA nie muszą znać standardu – wystarczy, że będą podążać za podpowiedziami obecnymi w programie.

Wiele instytucji kultury i organizacji opracowuje swoje zbiory w standardzie Dublin Core. Jest to standard stosowany przez biblioteki cyfrowe zrzeszone w Federacji Bibliotek Cyfrowych. Standard ten jest odpowiedni do opisu poszczególnych dokumentów czy też książek, ale ze względu na to, że jest płaski, a nie hierarchiczny, nie przystaje do opisu zasobu archiwalnego. Oba standardy: ISAD i Dublin Core są na tyle powszechne, że stosunkowo łatwo przekonwertować dane zapisane w jednym standardzie do drugiego standardu. Otwarty System Archiwizacji będzie konwertował dane do standardu Dublin Core w kolejnej wersji opublikowanej jeszcze w 2016 roku.