Otwarty System Archiwizacji OSA: Podręcznik użytkownika/Praca w programie OSA/Etapy opracowania zasobu archiwalnego/Wprowadzanie informacji o twórcy

Osobną kategorią informacji jest „Twórca”, który w programie OSA został wydzielony. Jeszcze zanim dodamy zbiór/zespół, powinniśmy zastanowić się nad tym, kto jest jego Twórcą i wprowadzić odpowiednie informacje w zakładce „Twórca”. Potem, dodając zbiór/zespół, po prostu wybieramy odpowiedniego twórcę, spośród wcześniej dodanych.

W menu głównym między zakładką Zasób a zakładką Indeksy znajduje się zakładka Twórca. To miejsce na dodanie informacji na temat twórcy danego zbioru/zespołu, serii, jednostki archiwalnej czy dokumentu.

  * Twórcą jest ciało zbiorowe, rodzina albo osoba, która wytworzyła, zgromadziła i/lub sprawowała kontrolę nad dokumentem w trakcie swoich zbiorowych lub indywidualnych działań („ISAD(G). Międzynarodowy standard opisu archiwalnego. Część ogólna”, Warszawa 2005).

Szczególnie istotne jest tu podanie informacji adekwatnej do poziomu opisu, a więc:

- W przypadku opisu na poziomie Zbioru/Zespołu nie podajemy wszystkich twórców dokumentów w zespole, a jedynie informację o organizacji/osobie, dzięki której zbiór/zespół powstał jako całość. Nie oznacza to, że organizacja/osoba ta wytworzyła wszystkie dokumenty w zbiorze/zespole, a jedynie wytworzyła sam zbiór/zespół (zebrała dokumenty w całość, ew. uporządkowała, przechowywała).

– W przypadku Serii i Jednostki archiwalnej, twórca najczęściej jest tożsamy z twórcą zbioru/zespołu – jeśli mamy wątpliwości, co do twórcy na tych poziomach, sugerujemy jego dziedziczenie z poziomu wyżej.

– W przypadku poziomu Dokumentu, pojęcie twórcy możemy utożsamić z autorem czy też osobą, która wytworzyła dokument.

Twórca może być ten sam na różnych poziomach opisu, np. Zespół: Ochotnicza Straż Pożarna w Byczynie (twórca: Ochotnicza Straż Pożarna w Byczynie, jako organizacja która zgromadziła dokumenty i sprawowała nad nimi kontrolę); Jednostka archiwalna: Orkiestra Ochotniczej Straży Pożarnej w Byczynie w latach 1945–1989 (twórca: Ochotnicza Straż Pożarna w Byczynie); Dokument: Protokół z zebrania Ochotniczej Straży Pożarnej w Byczynie w sprawie nowego składu Orkiestry OSP (twórca: Ochotnicza Straż Pożarna w Byczynie, jako organizacja odpowiedzialna za wytworzenie dokumentu).

Twórca może być różny na różnych poziomach opisu, np.: Zespół: Spuścizna Jacka Kuronia (twórca: Kuroń, Jacek jako osoba która zebrała, wytworzyła i sprawowała kontrolę nad całością spuścizny); Jednostka archiwalna: Korespondencja prywatna (twórca: Kuroń, Jacek jako osoba, która zebrała korespondencję); Dokument: List Gai do Jacka Kuronia (twórca: Kuroń, Grażyna jako osoba, która napisała list.). Inny przykład różnych twórców na różnych poziomach opisu: Zbiór: Wspomnienia nadsyłane na konkursy (twórca: Fundacja Ośrodka KARTA, jako organizator konkursów i twórca zbioru); Jednostka archiwalna: Wspomnienia nadsyłane na konkurs „Kresy Wschodnie pod okupacjami 1939–1945” ( twórca: Fundacja Ośrodka KARTA jako organizator tego konkretnego konkursu); Dokument: Moje wojenne losy. Wspomnienia z lat 1939–1945 (twórca: Kowalski, Jan jako autor wspomnień).

Po kliknięciu “Dodaj” można rozpocząć proces dodawania informacji w okienku Dodawanie twórcy, w którym do wypełnienia jest jedna zakładka z Danymi podstawowymi. Po wypełnieniu wszystkich pól, należy kliknąć “Zapisz”.

  Zakładka Dane podstawowe

Pola obligatoryjne

1) Nazwa twórcy*: W polu tekstowym wpisujemy nazwę twórcy, zwracając uwagę, czy wprowadzamy nazwę twórcy zespołu/zbioru, serii, jednostki archiwalnej czy dokumentu, a także czy twórcą jest ciało zbiorowe, rodzina czy osoba.

Twórcą może być osoba. Wtedy należy podać jej imię i nazwisko w formacie: Nazwisko, Imię (data ur.–data śm.: o ile są znane) np. Wehrmann, Martin (1861–1937). Podawanie dat istnienia w nazwie twórcy nie jest obligatoryjne, ale ułatwia identyfikację twórcy.

Twórcą może być też rodzina. Wtedy podajemy nazwisko oraz główne miejsce aktywności np. Radziwiłowscy z Byczyny.

Twórcą może być też ciało zbiorowe (instytucja, organizacja, zakład pracy itp.). Wtedy podajemy pełną nazwę, np. Prokuratura apelacyjna w Warszawie, Katolicki Uniwersytet Lubelski, Stowarzyszenie na rzecz Rozwoju Byczyny (oficjalna nazwa, według statutu stowarzyszenia), XLII Liceum Ogólnokształcące im. Marii Konopnickiej w Warszawie.

W przypadku, gdy nazwa skrócona jest bardziej rozpoznawalna, dopuszcza się jej używanie np. NATO (a nie: Organizacja Paktu Północnoatlantyckiego). W przypadku wątpliwości co do nazwy organizacji, należy przeczytać publikację internetową „Język haseł przedmiotowych Biblioteki Narodowej”.

Zdarza się, że twórcą jest zarówno osoba, jak i ciało zbiorowe, np. w przypadku zbioru zdjęć twórcą jest dany fotograf oraz dany zakład fotograficzny.

2) Typ twórcy*: Należy wybrać z rozwijanej listy: ciało zbiorowe, rodzina lub osoba. Ciało zbiorowe oznacza organizację, instytucję, urząd, zakład pracy, firmę itd. W przypadku, gdy twórca jest nieznany, do wyboru zostaje ostatni wariant: Nieznany.

3) Daty istnienia*: W przypadku ciał zbiorowych (organizacji, instytucji), należy podać datę jej utworzenia oraz rozwiązania (jeśli już nastąpiło). W przypadku osób, podać datę urodzenia i śmierci (przybliżone lub dokładne, o ile są znane). W przypadku rodzin, podać datę urodzenia najstarszego członka oraz datę zgonu najmłodszego. [zgodnie z „Norma Opisu Materiałów Archiwalnych w Archiwach Państwowych NOMA”. Wersja 0.1, Warszawa 2015]

Mechanizm dodawania daty:

Po kliknięciu w przycisk “Wybierz datę”, należy zaznaczyć jedną z opcji:

Jeśli znana jest tylko jedna data (np. śmierci lub urodzin), należy wybrać: konkretną datę dzienną (wybór z kalendarza), miesięczną lub roczną.

Jeśli znane są obie daty, wówczas należy wybrać zakres dat dziennych, miesięcznych, rocznych.

Jeśli obie daty są nieznane, wówczas należy zaznaczyć opcję “Nieznane”.

Po dokonanym wyborze należy kliknąć “Zapisz”.

4) Identyfikator twórcy*: Należy wpisać identyfikator twórcy według schematu: T (skrót oznaczający twórcę) – PL (kod kraju) – 1001 (identyfikator archiwum – patrz zakładka Archiwum/Dane podstawowe) – 0001 (numer bieżący identyfikujący określonego twórcę). Przykład identyfikatora twórcy: T-PL-1088-0013. Każdy twórca w obrębie jednego archiwum powinien posiadać jeden identyfikator.

Pola fakultatywne

1) Dziedzina działalności twórcy: W polu tekstowym należy podać funkcje i działalność twórcy – zawodową. Np. administracja ogólna, banki, budownictwo, gminy 1945–1954, handel i usługi, instytucje gospodarcze, instytucje kultury, milicje, straże pożarne, przemysł włókienniczy, szkoły średnie. Lista haseł, określających dziedzinę działalności, podana jest w „Normie Opisu Materiałów Archiwalnych w Archiwach Państwowych NOMA. Wersja 0.1”, Warszawa 2015: rozdział 7.1.3 Klasyfikacja rzeczowo ustrojowa, ss. 64–70.

2) Historia twórcy: Należy podać – w przypadku ciała zbiorowego (instytucji, organizacji) – informacje dotyczące powstania, rozwoju i działania instytucji; w przypadku osoby lub rodziny – informacje dotyczące życia i działalności (skrótowy życiorys) człowieka (ludzi). Wszędzie, gdzie jest to możliwe, należy zamieszczać daty.

Np. Mirosław Chojecki urodził się 1 września 1949 r. w Warszawie. W roku 1967 podjął studia na kierunku chemia, na Politechnice Warszawskiej. W marcu 1968 roku Chojecki uczestniczył w strajku studentów Politechniki Warszawskiej. (osoba)

Prymasowski Komitet Pomocy Osobom Pozbawionym Wolności i ich Rodzinom, społeczno-kościelna instytucja charytatywna, została powołana 17 grudnia 1981 r. przez Prymasa Polski Józefa Glempa. Dnia 3 maja 1983 r. Służba Bezpieczeństwa dokonała brutalnej napaści na Komitet. Pięć osób zostało ciężko pobitych, w tym poetka Barbara Sadowska. (ciało zbiorowe) Pole nieobligatoryjne, ale wymagane przy tworzeniu inwentarza.